Kolegyně hodinu denně přepisuje objednávky z e-shopu do účetního systému. Na webu svítí „skladem", ale zboží došlo včera. Štítky pro Zásilkovnu se kopírují ručně. Zní povědomě? Většina e-shopů v Česku takhle funguje – a platí za to časem, chybami a ztrácenými zákazníky. Přitom každý z těchto procesů může běžet bez lidského zásahu.
Tyto typy propojení stavím několik let – v rámci IDEATECH i samostatně. Scénáře se opakují: ruční přepis objednávek, ruční párování plateb, ruční tisk štítků. Technicky je to vždy řešitelné – liší se jen složitost a rozpočet. Tenhle článek shrnuje, co konkrétně lze automatizovat. Jaké nástroje na to použít a kolik to reálně stojí, najdete v druhém dílu.
Hlavní závěry:
- E-shop s desítkami objednávek denně ztrácí hodiny rutinní prací – přepisováním, kopírováním, kontrolou
- Fakturace, naskladňování, štítky, synchronizace skladu, párování plateb i e-maily – to všechno dnes umí běžet samo
- Každá automatizace má monitoring a fallback – cíl je řešit jen výjimky, ne hlídat rutinu
- Začněte tam, kde vás ruční práce bolí nejvíc – typicky propojení e-shopu s účetním systémem
- Jaké nástroje použít a kolik to stojí najdete v druhém dílu
Automatizace e-shopu znamená propojení e-shopové platformy (WooCommerce, custom řešení) s účetním systémem (Pohoda, Money S3, FlexiBee), dopravci (Zásilkovna, PPL) a dalšími službami tak, aby data proudila automaticky. Objednávka → faktura → štítek → tracking → aktualizace skladu → follow-up e-mail – bez ručního přepisování. Investice v řádu desítek tisíc korun se typicky vrátí do několika měsíců.
Kde e-shop ztrácí nejvíc času
Typický den na e-shopu s desítkami objednávek – co dělá člověk místo stroje:
- Přepis objednávek do účetního systému – špatná cena, zdvojená faktura, chybné DPH a kontrolní hlášení nesedí
- Tisk štítků (Zásilkovna, PPL, Balíkovna) – záměna zásilky, balíček k narozeninám dorazí jinam, poštovné tam i zpět platíte vy
- Kontrola a aktualizace skladu na webu – zákazník objedná zboží, které nemáte → storno, omluva, negativní recenze
- Odpovědi na „kde je zásilka?" a „je to skladem?" – pomalá odpověď → zákazník koupí jinde
- Ruční párování plateb s fakturami – pošlete upomínku klientovi, který už zaplatil. Trapný moment, který podkopává důvěru
- Zadávání příchozích faktur od dodavatelů – špatná částka, chybějící doklad, nezaplacená faktura a penále
- Ruční rozesílka newsletterů a follow-up e-mailů – generický obsah pro všechny, opuštěné košíky bez reakce, ztracené tržby
Čím víc objednávek, tím víc ruční práce – škáluje se lineárně. Automatizace se škáluje sama.
Propojení e-shopu s účetním systémem – automatické objednávky a faktury
Automatizace e-shopu začíná tady – propojením e-shopové platformy s účetním systémem (Pohoda, Money S3, FlexiBee nebo cokoliv dalšího). Místo ručního přepisování systémy komunikují samy.
Jak to funguje
- Nová objednávka na e-shopu → automaticky se vytvoří faktura v účetním systému (zákazník, položky, cena, DPH, způsob platby)
- Platba přijde na účet nebo přes platební bránu (GoPay, ComGate) → automaticky se spáruje s fakturou
- PDF faktura se odešle zákazníkovi
Technicky: E-shop pošle webhook nebo se periodicky dotáže přes API (WooCommerce REST API, případně vlastní endpoint u custom řešení) → middleware zpracuje data a předá je do účetního systému. U Pohody přes mServer (standard pro real-time synchronizaci) nebo XML import (spíš pro dávkové zpracování), u FlexiBee přes REST API, u Money S3 přes XML import/export.
U WooCommerce je výhoda otevřeného ekosystému – REST API a webhooky fungují nativně.
Máte e-shop „na míru" v PHP? Často slyším obavu, že do uzavřeného systému nic nepřipojíme. Opak je pravdou – pokud máte přístup k databázi nebo možnost dopsat jednoduchý API endpoint, můžeme automatizovat cokoliv. Nejste vězni svého systému.
Co to ušetří: Desítky minut denně + eliminace chyb v DPH, cenách, údajích zákazníka.
Pokud chcete vědět, kde konkrétně má automatizace u vašeho e-shopu smysl – projdeme to spolu. Řeknu vám i to, pokud vám dnes automatizace ekonomicky nedává smysl.
Co se stane, když automatizace selže – a kdo to hlídá
Největší obava majitelů e-shopů: „Nemám programátora. Co když to o víkendu přestane fungovat?"
Reálné situace a jak se řeší:
- API dopravce neodpovídá → systém to pozná, zásilku zařadí do fronty, pošle alert. Jakmile API naběhne, automaticky dopošle.
- Účetní systém odmítne doklad (špatný formát, duplicita) → systém zapíše chybu do logu, pošle notifikaci, problémový doklad se řeší ručně.
- E-shop změní strukturu API (update WooCommerce, úprava custom platformy) → kdo vám automatizaci stavěl, monitoruje a opravuje v rámci servisní smlouvy.
- Účetní systém vydá update → totéž. Testování kompatibility a oprava je součást údržby.
Dobrá automatizace má vždy monitoring a fallback. Cíl není 100 % bezobslužnost – cíl je, že naprostá většina objednávek projde sama a vy řešíte jen výjimky.
Ke každému propojení, které stavím, dodávám monitoring a servisní smlouvu.
Automatické naskladňování a synchronizace skladu v reálném čase
Problém: Na webu svítí „skladem 5 ks", ale reálně jsou 2. Zákazník objedná, vy stornujete. Nebo naopak – zboží přijde na sklad, ale na webu se objeví až za den.
Jak to funguje
- Příjemka v účetním systému → automaticky se aktualizuje stav na e-shopu
- Prodej na e-shopu → automaticky se sníží stav v účetním systému
- Synchronizace každých pár minut (delta sync – jen změněné položky, šetří zátěž na obou stranách)
- Účetní systém = „zdroj pravdy" pro stavy skladu, e-shop = zdroj pro objednávky
Co to ušetří: Eliminuje storna kvůli nedostupnosti a zákaznické dotazy „je to skladem?".
Důležité: Pokud prodáváte i na marketplace (Mall.cz, Alza Marketplace), synchronizace musí pokrývat všechny kanály. Multi-channel je výrazně složitější než základní propojení.
Automatický tisk štítků pro Zásilkovnu, PPL a další dopravce
Problém: Pro každou zásilku se ručně vyplňuje formulář u dopravce. PPL má svůj systém, Zásilkovna svůj, Balíkovna svůj. Kopírování adresy, výběr služby, tisk štítku, odeslání tracking kódu.
Jak to funguje
- Objednávka zaplacena → automaticky se vytvoří zásilka u správného dopravce přes API
- Štítek se vygeneruje a vytiskne (jednotlivě nebo hromadně)
- Tracking kód se zapíše zpět do e-shopu → zákazník dostane notifikaci
- Nejčastěji přes Balíkobot (de facto standard v ČR, má WooCommerce plugin i API pro custom řešení) nebo Foxdeli (alternativa s pokročilejším trackingem)
Co to ušetří: Desítky minut denně + eliminace chyb v adresách a záměn zásilek.
Automatické párování plateb – konec ručního hledání v bankovním výpisu
Problém: Každý den stáhnete bankovní výpis, otevřete účetní systém a ručně párujete: tahle platba patří k téhle faktuře, tahle je záloha, tuhle nepoznávám. U desítek plateb denně to zabere desítky minut – a stačí jedna přehlédnutá platba a posíláte upomínku zákazníkovi, který už dávno zaplatil.
Jak to funguje
- Bankovní API (Fio má výborné API, ČSOB CEB, KB API) automaticky stahuje nové pohyby na účtu
- Middleware páruje platby s fakturami podle variabilního symbolu, částky a případně názvu plátce
- Spárované platby se automaticky zapíší do účetního systému – faktura se označí jako uhrazená
- Nespárované platby (chybný VS, částečná platba, přeplatek) se zobrazí k ručnímu dořešení
- Drobnosti, které ruční účetní zdržují nejvíc – haléřové vyrovnání, identifikace platby podle e-mailu nebo jména plátce místo VS – řeší automatizace elegantně
Platební brány (GoPay, ComGate, Stripe) tohle řeší většinou samy – pošlou callback při úspěšné platbě. Ruční párování se týká hlavně plateb převodem na účet, které jsou u B2B e-shopů stále většina.
Co to ušetří: Desítky minut denně + eliminace chyb (neoprávněné upomínky, přehlédnuté platby, zpoždění v cash flow přehledu).
Produktové feedy – co řešit a co ne
Pokud máte e-shop na WooCommerce, feedy pro Heureku, Zboží.cz nebo Google Shopping vyřešíte pluginem (např. Product Feed PRO). Nastavíte jednou, aktualizují se samy.
Kdy to ale nestačí:
- Potřebujete různé ceny pro různé kanály
- Chcete automaticky pozastavit produkty, které nejsou skladem (aby se neinzerovaly)
- Prodáváte přes marketplace a potřebujete specifické formáty
- Máte custom platformu bez hotového řešení
V těchto případech se vyplatí custom generátor feedů napojený přímo na data e-shopu a skladu.
Automatické e-maily a personalizované newslettery
Problém: Zákazník vloží zboží do košíku a odejde. Nikdo mu nenapíše. Newsletter chodí všem stejný – muži dostávají nabídky dámského oblečení, stálý zákazník slevu pro nováčky. Výsledek? Nízký open rate, odhlášení, ztracené tržby.
Co dnes jde automatizovat
- Opuštěný košík – automatický e-mail 1–2 hodiny po opuštění, případně sekvence s připomínkou a nabídkou
- Post-purchase sekvence – poděkování, návod k použití, výzva k recenzi, cross-sell doplňkových produktů
- Personalizované newslettery – AI agent vybírá obsah na základě historie objednávek, prohlížených kategorií, pohlaví, věku a dalších dat z e-shopu
- Re-engagement kampaně – zákazník nekoupil 3 měsíce? Automatická nabídka šitá na míru jeho preferencím
- Žádost o recenzi – automaticky po doručení zásilky, s odkazem přímo na produkt
Jak to funguje: E-shop posílá data o chování zákazníků (objednávky, prohlížení, košík) do e-mailového nástroje (Ecomail, Mailchimp, Klaviyo) nebo vlastního systému. AI generuje personalizovaný obsah – jiný newsletter pro zákazníka, který kupuje elektroniku, a jiný pro toho, kdo nakupuje kosmetiku. Vše automaticky, bez ručního skládání kampaní.
Co to ušetří: Desítky procent ztracených konverzí u opuštěných košíků + vyšší tržby z e-mailového kanálu díky relevantnímu obsahu.
Naskladňování, faktury, štítky, sklad, párování plateb, feedy, e-maily – to všechno dnes může běžet bez lidského zásahu. A tohle byl přehled toho, co automatizovat. V druhém dílu se podíváme na to, čím, jak a za kolik.
Číst 2. díl: nástroje, náklady a jak začít →
Pokud si nejste jistí, jestli se automatizace u vás vyplatí – projdeme to spolu za 30 minut.
